Arresteren: het goedkeuren (door de vergadering) en daarop ondertekenen (meestal door de voorzitter en secretaris) van de notulen. AVA / BAVA: Algemene Vergadering van Aandeelhouders / Bijzondere (of Buitengewone) Algemene Vergadering van Aandeelhouders. Notulen van vergaderingen van organen van de rechtspersoon hebben vaak een belangrijke betekenis. vooral in procedures waarin achteraf de taakvervulling door het bestuur of de raad van commissarissen moet.
Arresteren van notulen betekenis De notulen bevatten in ieder geval de aan- en/of afwezigen (inclusief eventuele van toepassing zijnde functieverdeling), de agenda en de (deel)conclusies op ieder van de besproken punten. Notuleren omvat meer dan het kunnen luisteren en opschrijven van wat gezegd is: de notulist moet objectief en neutraal datgene selecteren wat belangrijk is.
Vaststellen notulen
Formeel gezien is het vaststellen van de vergaderagenda een besluit dat de vergadering neemt. (Dit besluit neemt men overigens niet op in de besluitenlijst.) Hiermee committeren de deelnemers zich ook aan de vergaderagenda en zijn zij ervoor medeverantwoordelijk dat de onderwerpen binnen de gestelde tijd worden behandeld. Verwerking in de notulen. Het vaststellen van de notulen heeft geen betekenis voor de vraag of een besluit inderdaad is genomen. Het besluit wordt ter vergadering genomen. Het is dus niet zo dat een besluit pas werking heeft of “onherroepelijk” wordt bij vaststelling van de notulen Dat neemt niet weg dat in de praktijk lastige situaties kunnen ontstaan als notulen.
Vaststellen notulen Daarom is het belangrijk dat de notulen eenduidig geformuleerd zijn, dus geen ruimte laten voor meerdere interpretaties. Het kan voorkomen dat iemand achteraf toch nog een besluit ter discussie stelt. In dat geval moet worden gekeken naar wat hierover in de vastgestelde notulen staat, dit is richtinggevend.
Goedkeuren verslag
Hieronder de stappen voor het goedkeuren van notulen tijdens bestuursvergaderingen: De “kladversie” van de notulen doornemen De nodige wijzigingen en amendementen maken; Bevestigen dat alle belangrijke beslissingen en actiepunten op de juiste manier zijn vastgelegd; Het formeel aannemen van de notulen, veelal door een unanieme goedkeuring. De notulen zorgen voor een nauwkeurig verslag van de gebeurtenissen tijdens een vergadering. Het maakt hierbij niet uit of het om een informele bespreking gaat of een officiële vergadering.
Goedkeuren verslag Neem de handtekeningen op van alle belanghebbenden die de notulen moeten goedkeuren. Soms moeten alle deelnemers tekenen, maar bij minder formele vergaderingen is de goedkeuring van de voorzitter en de secretaris veelal voldoende.
Vergadering actiepunten
Een actiepunt is een taak die in de vergadering is besproken en waarover de deelnemers van de vergadering een beslissing hebben genomen. Dat kan zoiets simpels zijn als het afspreken van een nieuwe vergadering om een bepaald onderwerp verder uit te diepen. Een actielijst maakt het overzichtelijk wat de uit te voeren actiepunten zijn naar aanleiding van de vergadering. In dit artikel leer je hoe je een eenvoudige actielijst maakt, en hoe je jezelf verder kunt ontwikkelen om actiepunten moeiteloos te herkennen.
Vergadering actiepunten Deze actiepunten zijn inmiddels afgehandeld en van de lijst gehaald. Het handigste is om elk jaar opnieuw te nummeren, zodat je niet in de getallen zit. Je kunt de actielijst in een apart bestand maken of je kunt de lijst onderaan je notulen zetten.
Formele procedure
Het verzoek tot formele psychosociale interventie wordt ingediend bij de preventieadviseur psychosociale aspecten. Het houdt in dat de werkgever wordt gevraagd maatregelen te nemen die een oplossing bieden voor de psychosociale problematiek die de verzoeker op het werk ondervindt. De formele interventie houdt in dat de preventieadviseur de werkgever na analyse inlicht over de aangetroffen risico’s. De werkgever krijgt advies over maatregelen die hij kan treffen om gezondheidsschade te voorkomen. Binnen de formele interventie kan men ook met oplossingsgericht overleg en bemiddeling werken.
Formele procedure Een interne formele procedure. Je kan een formele klacht indienen bij de bevoegde preventieadviseur (eventueel via de vertrouwenspersoon). Een externe gerechtelijke procedure.
